¿Qué pasa en tu empresa cuando alguien se va de vacaciones?
Si la respuesta es «se para», no tienes un proceso: tienes una persona haciendo de proceso. Cómo detectar esas dependencias antes de que se noten.
8 min de lectura · Blog Adelys · Para pymes y emprendedores
Si se para cuando falta alguien, no tienes un proceso
Toda empresa pequeña tiene una o dos personas que «saben cómo se hace». Funciona, y funciona bien, hasta el primer lunes en que esa persona está de vacaciones, enferma o se fue. Entonces se descubre que lo que parecía un proceso era una costumbre que vivía en una cabeza.
No es un problema de personas responsables: es exactamente al revés. Cuanto más responsable es alguien, más trabajo absorbe sin pedir ayuda y menos se nota la dependencia — hasta que se nota de golpe.
Cómo encontrar las dependencias antes de que duelan
Haz este ejercicio con tu equipo, en una hoja y en media hora. Por cada proceso que factura o que toca al cliente, responde tres cosas:
- ¿Quién lo hace hoy? Si la respuesta es un solo nombre, márcalo.
- ¿Dónde está escrito? Si la respuesta es «lo sabe ella», márcalo en rojo.
- ¿Cómo se entera de que toca hacerlo? Si la respuesta es «se acuerda», márcalo en rojo también — ese es el punto que falla primero.
Lo que quede en rojo es tu lista de riesgos operativos, ordenada por lo que más ingresos toca.
El error de documentar: escribir manuales que nadie lee
La reacción típica es escribir un manual de cincuenta páginas. Casi nunca funciona, porque un manual es un documento que hay que recordar consultar, y el problema original era justamente que alguien tenía que acordarse.
Lo que sí funciona es convertir el proceso en tareas que aparecen solas, enganchadas a un hecho del negocio: se aprobó una cotización, se entregó un pedido, venció un contrato. El paso deja de depender de la memoria y pasa a depender del evento, que ocurre igual esté quien esté.
Tres reglas para que no vuelva a pasar
Una tarea sin responsable no existe. «Que lo vea el equipo» significa que no lo verá nadie.
Todo lo que se repite lleva plazo. Sin fecha, lo urgente se come siempre a lo importante.
Dos personas por proceso crítico, aunque una sea solo el suplente. No para que trabajen las dos: para que exista la segunda el día que falte la primera.
Las tareas nacen del sistema y se cierran solas
Las tareas nacen del proceso y no de que alguien se acuerde, así que siguen ahí cuando esa persona no está.
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